1. Problématique et règles de base
2. Format texte
2.1. Textes à modifier
2.2. Textes à consulter
4. Format image
5. Compression et encodage des fichiers
Le transfert de fichier contenant du texte est certainement le plus répandu. En effet c'est sous cette forme que les données existent le plus souvent.
Avant de transmettre un document texte, il est important de déterminer l'usage que l'on veut que le destinataire en fasse: doit-il avoir la possibilité de modifier le document (par exemple lors d'un travail en collaboration ou s'il s'agit d'un modèle)? Ne doit-il au contraire que consulter (lire et éventuellement imprimer, mais pas modifier) le document, comme un procès-verbal, une convocation ou un règlement?
Le format d'échange à employer sera différent dans l'un ou l'autre cas.
La diversité des programmes de traitement de textes pose dans ce cas un problème assez difficile à résoudre. Même si le format de Word est largement majoritaire dans le monde, l'utiliser systématiquement n'est pas une bonne solution. En effet les formats des différentes versions sont légèrement différents, suffisamment pour poser de gros problèmes si l'on tient à une bonne mise en page. En outre, même dans un environnement identique, les documents Word changent parfois de mise en page, suivant les polices installées sur l'ordinateur ou les réglages de taille de documents au sein même du programme.
Si vous pouvez vivre avec ces défauts, informez-vous de la version de Word de votre destinataire et envoyez-lui un document que son programme puisse lire.
La plupart du temps, une meilleure solution existe: c'est le format RTF (Rich Text File). Ce format est un standard que peuvent lire tous les programmes de traitement de textes. Il permet de conserver les formats du texte.
Pour transmettre une fichier au format RTF, il faut l'enregistrer dans ce format. Cela se fait par l'intermédiaire de la commande Enregistrer sous…, que l'on trouve dans tous les programmes de traitement de textes (figure 1).
On choisit alors, l'option RTF (Rich Text File) dans le menu local et le tour est joué. Pour s'assurer de la bonne transmission du fichier, il est essentiel de nommer le fichier en terminant son nom par l'extension «.rtf», par exemple «mon_fichier.rtf» (figure 2).
Le format HTML est le format dans lequel sont écrites les pages WWW. Comme l'un des buts du Web est d'être lu sur un maximum de machines, ce format est donc de facto un moyen idéal pour transmettre des fichiers. Le document que vous lisez présentement est écrit en format HTML.
On pourra en principe utiliser ce format pour transmettre du texte, mais il faut savoir que de nombreuses restrictions de formatage empêchent qu'il soit utilisé de manière systématique dans ce but. La procédure à suivre pour enregistrer un fichier dans ce format est analogue à celle du RTF (figure 1), mais on choisira l'option HTML à la place de RTF. Il est ici encore important de nommer le fichier en terminant son nom par l'extension «.html» ou «.htm», par exemple «mon_fichier.html».
Il faut citer ici encore le format TXT ou texte pur, appelé aussi format ASCII. Ce format, qui est le plus standard, offre l'avantage de permettre la transmission à coup sûr.
Cependant, de gros inconvénients ne permettent pas son utilisation systématique: pas ou peu de formatage, pas de caractères avec marques diacritiques (lettres accentuées ou avec cédilles). Il convient de l'utiliser lorsque l'on veut transmettre des données brutes. Si vous décidez d'utiliser ce format, le nom du fichier doit se terminer par l'extension «.txt».
Pour les textes ne nécessitant pas de modifications par le destinataire, la solution idéale existe. Il s'agit du format PDF.
PDF (Portable Document Format), de la maison Adobe, est un format qui représente un document de façon indépendante du matériel, du système d'exploitation et du programme utilisés pour créer le fichier. Ce format a été développé spécifiquement pour faciliter les transferts de documents entre ordinateurs.
Les caractéristiques du PDF sont les suivantes:
Ces propriétés confèrent au PDF des avantages très importants: les documents peuvent être visualisés partout et imprimés sans perte de qualité, et surtout, la mise en page voulue par l'auteur du document est complètement conservée, pour autant que l'on prenne certaines précautions lors de la conversion en PDF.
Pour lire les documents en PDF, il suffit de disposer d'un programme appelé Acrobat Reader. Ce programme existe sur toutes les plateformes. Il est entièrement gratuit et disponible en téléchargement libre sur l'Internet. Le nom des documents en PDF se termine par l'extension «.pdf».
Lors de l'installation d'Acrobat Reader, une extension (plug-in) est placée dans le navigateur WWW. Cette extension permet de lire les documents en PDF de manière transparente dans la fenêtre du navigateur.
La production de documents en PDF nécessite un logiciel commercial, appelé Acrobat. L'outil Acrobat Distiller, qui fait partie du paquet, permet de convertir n'importe quel document en PDF.
Au Collège Sainte-Croix, cet outil est à diposition sur serveur. Il permet à tous les utilisateurs de créer gratuitement des PDF à partir de n'importe quel document provenant de n'importe quel programme. Pour ce faire, il faut procéder de la manière suivante:
