Cours : « Traitement de texte : structures »

Plan

2. Comment structurer un texte ?

Dans les différents logiciels de traitement de texte comme Word ou AppleWorks, il existe un mode de présentation du document sous forme de plan. Ce mode permet de visualiser la structure d'un document (chapitres, sous-chapitres) et d'en dégager ainsi la construction. L'on peut soit créer ce plan au départ, avant même d'écrire le corps du texte, ou bien on peut y faire appel pour structurer un document déjà existant.

Dans les deux cas, les niveaux de titres ainsi définis font appel à des feuilles de style internes prédéfinies que vous pourrez ensuite modifier à votre guise (voir le chapitre sur les feuilles de style).

C'est cette stucturation en mode plan qui vous permettra de construire une table des matières automatique.

2.1. Le mode «plan» : création d’un nouveau document

Si vous partez « de zéro » dans la création d'un document, il est conseillé de démarrer directement en mode plan pour structurer directement les différents niveaux de titres du document.

2.1.1. Dans Microsoft Word

Dans Word, sélectionner dans le menu Affichage > Plan (cf image de droite).

Vous obtenez ainsi une barre d'outils (cf image ci-dessous) qui vous permet de structurer les différents niveaux de titres. Vous pouvez ainsi sélectionner un titre et lui attribuer un niveau hiérarchique au moyen des flèches gauche et droite. Plus vous décalez le titre vers la droite, moins il est important. Vous pouvez également faire cette opération en déplaçant au moyen de la souris les signes "+" ou "-" qui précèdent les titre.Vous pouvez également sélectionner une suite de titres et les déplacer ensemble vers la gauche ou la droite. Si vous utilisez la double flèche droite, vous appliquez à votre sélection le style du corps de texte, il ne s'agira donc plus d'un titre.

Remarquez que dans la barre des outils supérieure, la fenêtre va afficher "Titre 1", "Titre 2", "Titre 3", etc...Il s'agit là des styles prédéfinis de Word qui sont appliqués automatiquement au texte en fonction du niveau hiérarchique que vous déterminez pour vos titres. Vous pourrez plus tard redéfinir ces style à votre convenance (voir le chapitre suivant).

Les flèches verticales vous permettent de déplacer les titres vers le haut ou le bas pour organiser le développement de vos idées dans un autre ordre.
Les chiffres 1 à 7 vous permettent de n'afficher que certains niveaux de titre. Par exemple, si vous cliquez sur le chiffre 3, vous n'affichez que les titres de niveaux 1, 2 et 3, tandis que les niveaux suivants seront masqués. En cliquant sur "Tout", vous affichez tous les niveaux.

Lorsque vous revenez en mode Page ou en mode Normal (menu Affichage), les titres de différents niveaux ainsi définis auront acquis un style (que vous pourrez ensuite modifier à votre guise) et c'est ce même plan qui vous permettra de générer une table des matières automatique.

A partir de la structure ainsi créée, vous pouvez maintenant écrire le corps du texte. Vous pouvez à tout moment revenir en mode plan pour effectuer des modifications, changer l'ordre des titres ou leur niveau. Dans ce cas, l'affichage de certains niveaux seulement est très pratique pour avoir une vue d'ensemble. Notez que si vous modifiez l'ordre des titres, le texte et les sous-titres qui sont liés à ces derniers seront déplacés en même temps que lui. Si les titres sont numérotés, la numérotation est modifiée automatiquement.


2.1.2. Dans AppleWorks 5

Dans AppleWorks, sélectionnez dans le menu déroulant des feuilles de style (cf image ci-contre) un style de titre numéroté (1. 1.1 1.1.1 ou alors I. A. 1. a.)
Commencez alors à taper vos titres qui seront au départ tous du 1er niveau (cf image ci-dessous). Si vous désirez ajouter un sous-titre, utiliser la commande Plan > Ajouter un titre à droite. Si vous voulez ensuite ajouter un titre de niveau supérieur, sélectionnez Plan > Ajouter un titre à gauche.

Si un ou plusieurs titres doivent changer de niveau, vous pouvez le/les sélectionner et utiliser la commande Plan > Déplacer vers la droite pour les faire descendre d'un niveau, et Plan > Déplacer vers la gauche pour les faire remonter d'un niveau.

Vous pouvez également déplacer vos titres verticalement avec les commandes Déplacer vers le haut et Déplacer vers le bas.

Les commandes Condenser et Développer vous permettent de n'afficher respectivement que le premier niveau de titre ou tous les niveaux, tandis que Développement… vous permet de choisir jusqu'à quel niveau hiérarchique vous désirez afficher vos titres.

Vous obtenez ainsi une vue structurée de votre plan, avec une numérotation automatique des titres. Des styles par défaut sont appliqués aux titres. Vous pourrez par la suite modifier ces derniers à votre convenance.
La numérotation pose parfois problème : si vous introduisez entre des titres un paragraphe normal (voir ci-contre), la numérotation recommence pour le titre qui suit.

Pour éviter ce problème, il faut définir un style de corps de texte (sans numérotation) dans les feuilles de styles de type Plan (nous parlerons plus loin de la manière de procéder).


2.2. Le mode «plan» : structuration d’un document existant

2.2.1. Dans Microsoft Word

La technique est la même que lors de la création d'un nouveau document : il faut veiller tout d'abord à ce que le texte existant ne comporte aucune mise en forme particulière (alignement, gras, italique, style, etc.). En effet, cela pourrait nuire à la cohérence du style qui sera ensuite appliqué.

Pour éliminer tout formatage superflu, sélectionnez tout le texte (Edition > Sélectionner tout) et appliquez-lui le style «Normal» (cf image ci-contre).

Ensuite, sélectionnez dans le menu Affichage > Plan (cf plus haut)
Dans la barre d'outils qui s'affiche, utilisez les commandes comme décrit précédemment. Sélectionnez chaque titre et attribuez-lui son niveau au moyen des flèches gauche et droite (cf image ci-contre).

Lorsque tous les titres auront ainsi été définis, vous pouvez vous faire une idée de la structure de votre texte en n'affichant que ceux-ci : cliquez par exemple sur le 3 de la barre d'outils pour afficher les trois premiers niveaux de titres, sans le texte normal.

Vous pouvez ensuite retourner à un autre mode d'affichage (Affichage > Normal ou Page) et modifier les styles des titres (voir plus loin).

2.2.2. Dans AppleWorks 5

Dans AppleWorks, il est très important d'éliminer tout formatage du texte avant de travailler en mode plan (voir à ce propos la remarque concernant Word). Pour ceci, le plus simple et le plus sûr est d'enregistrer le document en format Text (Fichier > Enregistrer sous), de le rouvrir ensuite et de l'enregistrer en format AppleWorks (cf fig. ci-contre).
Dans le menu Ecran, sélectionnez Afficher les feuilles de styles, comme illustré dans l'image ci-contre.
La fenêtre suivante s'affiche alors.

Sélectionnez tout votre texte, puis choisissez l'un des 3 derniers éléments de la liste. L'icône affichée à leur droite signifie qu'il s'agit de styles Plan, tandis que les «¶» signifient qu'il s'agit de styles liés aux paragraphes.

Tous les paragraphes se trouvent alors en niveau 1 du mode plan, numérotés automatiquement avec le type de numérotation choisi («1. 1.1. 1.1.1.», «I.A.1.a) » ou «losanges»).

Procédez ensuite comme expliqué ci-dessus.

Pour les paragraphes que vous ne voulez pas numéroter, procédez selon technique décrite plus loin, dans le chapitre consacré aux feuilles de style.

2.3. Exercice d’application

Téléchargez (en faisant Option-clic sur l'icône) la structure de texte suivante (en format Text) et mettez-la en forme au moyen du mode Plan, selon le modèle illustré plus haut. N'oubliez pas de le sauvegarder soit en format Word, soit en format Appleworks. Bon travail.

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